Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví společenství vlastníků jednotek
Vnitřní směrnice byla vytvořena pro bytová družstva, která zpracovávají účetnictví a provádějí správu pro společenství vlastníků jednotek .
SVJ a správce uzavírají zpravidla dvě smlouvy:
- smlouvu o obstarání správy
- smlouvu o vedení účetnictví
Smlouva o vedení účetnictví
- zahrnuje oddíl o výstupech z účetnictví
a) měsíčně, čtvrtletně, pololetně
1. přehledy o čerpání dlouhodobé zálohy na opravy, konečný stav
2. opis deníku nebo hlavní knihy
b) po skončení účetního období
1. kopie daňového přiznání u účetní závěrky (rozvaha, výkaz zisků a ztrát a
příloha)
2. kopie zápisu inventarizace
3. opis deníku nebo hlavní knihy
Ve smlouvě o vedení účetnictví, která byla se správcem uzavřena, je stanoveno, že účetnictví bude prováděno a archivováno u správce domu v souladu s právními předpisy a vnitřními směrnicemi. Výstupy z účetnictví, které budou sloužit k informování vlastníků jednotek budou předkládány na jejich shromážděních.
Povinnost zpracovat vnitřní směrnice SVJ je dána § 33a) zákona o účetnictví. Odpovědnost správce domu pověřeného vedením účetnictví je prvotně stanovena ve smlouvě o vedení účetnictví. Ve vnitřních směrnicích je pouze upřesněna. Odpovědnost výboru SVJ je dána stanovami SVJ a upravena smlouvou o vedení účetnictví.
Výbor odpovídá za vedení účetnictví a předkládá ho shromáždění ke schválení.Vnitřními směrnicemi se stanoví a prokazuje způsob vedení účetnictví. Cílem vnitřních směrnic je kromě plnění povinností stanovených právními předpisy a kontrolovaných kontrolními orgány zavedení určitého systému do účetnictví SVJ a zajištění vypovídací schopnosti výstupů z účetnictví SVJ pro všechny jeho členy. Důležitým prvkem vnitřních směrnic je, že je v nich stanovena odpovědnost jednotlivých osob za konkrétní činnost.
Vzhledem k častým změnám právních předpisů je nezbytná průběžná kontrola a případná aktualizace vnitřních směrnic. V případě významných změn právních norem musí být vydána nová verze vnitřních předpisů. V případě drobných změn stačí aktualizace příslušných stránek.
Vnitřní směrnice schválené a podepsané statutárním orgánem a odpovědnou osobou správce jsou závazné pro správce pověřeného vedením účetnictví i pro všechny členy SVJ.
V z o r
Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví SVJ……..
vydaná dne ……….
Obsah:
1. Účtový rozvrh
2. Způsoby účtování
3. Oběh účetních dokladů
4. Podpisové vzory
5. Účetní závěrka
6. Inventarizace majetku a závazků
7. Ostatní
1.Účtový rozvrh
- vychází z účtové osnovy pro nevýdělečné organizace
SVJ – vlastní majetek
účt. tř. 0
vždy účt. tř. 2
211,221,261
vždy účt. tř.3
311,314,315,321,324,325,341,342,345,346,348,379,
náklady
501,511,512,518,521,538,544,546,549,591, 595
výnosy
641,643,644,648,649,691
fondy, výsledek hospodaření,dlouhodobé půjčky,
911,931,932,951,955,959
závěrkové účty
961,962,963
podrozvahové účty
972,973 , 974, 999,
2. Způsoby účtování
- vychází z vyhl. 504/2002 Sb. a ze Sdělení MF č.j.281/55 462/2002
- náklady spojené se správou účtuje SVJ na účtech 315 nebo na účtech 5. účtové třídy
- SVJ vybírá zálohy od vlastníků, předpis záloh účtuje na účet 324 a na konci účetního období tento účet zúčtovává s účty 315 nebo ve výši skutečných nákladů rozpouští účet 324 do výnosů na účet 602
- přeplatek vrací vlastníkovi hotově nebo připisuje do dlouhodobé zálohy
- SVJ vybírá zálohy na služby od vlastníků, předpis účtuje na účet 324 a na konci účetního období tento účet zúčtovává s účty 315 a přeplatek (nedoplatek) vyrovnává po skončení zúčtovacího období s vlastníky
Oběh peněžních prostředků mezi správcem , SVJ a jednotlivými vlastníky lze řešit několika způsoby
a) - jednotliví vlastníci zasílají zálohy na účet SVJ, a to s nimi provádí konečné vypořádání služeb i nákladů spojených se správou
b) – jednotliví vlastníci zasílají zálohy na účet SVJ včetně záloh na služby a částku předpisu služeb SVJ zasílá na účet družstva, vyúčtování služeb s vlastníky provádí družstvo
c) – jednotliví vlastníci zasílají zálohy na účet družstva včetně záloh na služby a částku předpisu nákladů spojených ze správou družstvo zasílá na účet SVJ, služby vypořádá s vlastníky družstvo
- další varianty (jak SVJ zachází s peněžními prostředky družstva, v případě ,že v domě má družstvo ještě spoluvlastnický podíl)
Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (SVJ nevlastní majetek – ten je ve spoluvlastnictví jednotlivých členů), vede ho v podrozvaze
nebo
- SVJ vlastní kancelář (hmotný majetek - vede ho na účtu 021), provádí účetní odpis
Drobný hmotný a nehmotný majetek - SVJ ho nakupuje z dlouhodobé zálohy a v účetnictví ho vede na podrozvahovém účtu např. 973 ( majetek je ve spoluvlastnictví jednotlivých členů)
- SVJ zřizuje fond ze zisku účet 911
jeho tvorba a čerpání je v souladu se statutem fondu
nebo
- zřizuje účet 901- vlastní jmění
jeho tvorba a čerpání je v souladu se stanovami
3. Oběh a přezkušování účetních záznamů
- faktury přijaté od družstva
(přefakturace nákladů spojených se správou)
účetní, technik po stránce formální. správnosti, pověřený člen výboru SV
termín: 1x měsíčně
-faktury přijaté od jiného dodavatele
- účetní, technik po stránce formální správnosti, pověřený člen výboru SVJ
termín:1 x měsíčně
- objednávky stavebních prací – předseda výboru
SVJ, pověřený člen SVJ
termín: před započetím akce
- faktury vydané SVJ (za družstevní byty, pronájem NP a další) – účetní SVJ,
pověřený člen výboru, technik termín:před odesláním faktury
- výpisy z účtu – účetní SVJ(kopie zasílá SVJ 1 x měsíčně)
- pokladní doklady – účetní SVJ, pověřený člen výboru SVJ, předseda SVJ
termín: 1 x měsíčně
- výběr z běžného účtu – pověřený člen výboru, předseda SVJ
termín: před uskutečněním výběru
- výběr hotovosti z pokladny družstva – pokladní
družstva, pověřený člen výboru SVJ
termín: před uskutečněním výběru
- příkaz k úhradě – předseda výboru, pověřený člen
termín: 1x týdně
- úrokový výměr úroku z prodlení – předseda
výboru SVJ, účetní SVJ
termín: po vystavení výměru
- odměny členů statutárních orgánů – předseda
výboru SVJ, účetní SVJ, rozhodnutí členské schůze
termín: před výplatou
- mzdy zaměstnanců SVJ – účetní, předseda SVJ
termín: před uskutečněním práce
- odvody daní do SR– předseda výboru, účetní, pověřený člen výboru
termín: před podáním daň.přiznání
- účetní závěrka a daňové přiznání – účetní SVJ, předseda výboru SVJ
termín: po ukončení účetního období
- úvěrová smlouva – předseda výboru SVJ, člen výboru SVJ
termín: na vědomí účetní ihned po
podpisu
- smlouva o stavebním spoření – předseda výboru SVJ, člen výboru SVJ
termín: na vědomí účetní ihned po
podpisu
4. Podpisové vzory
a) osob oprávněných disponovat peněžními prostředky SVJ
b) členů SVJ odpovědných za další činnosti
c) odpovědných za správu domu a účetnictví
5. Účetní závěrka
- rozvaha, výkaz zisků a ztrát, příloha
- rozvaha – výkaz dle vyhl. 504/2002 Sb.
- výkaz zisků a ztráty – výkaz dle vyhl. 504/2002 Sb.
- příloha k účetní závěrce dle vyh. 504/2002 Sb.
6. Inventarizace majetku a dokladů
- povinnost daná zákonem § 29 a § 30 zák. 563/91 Sb. o účetnictví
- dokladová
- majetku
7. Ostatní
- dohoda o použití úroků z BÚ
- dohoda o stanovení hranice pro začlenění majetku SVJ do hmotného nebo
nehmotného
- dohoda o rozdělení výnosů z pronájmu nebytového prostoru, úroků z
termínovaného vkladu aj.
- dohoda o finančním vypořádání přeplatků a nedoplatků na správu
- dohoda o řešení spoluvlastnických podílů na majetku SVJ u vlastníků, kteří
odstupují
- dohoda o tvorbě a čerpání dlouhodobé zálohy na opravy
- dohoda o předepisování úroků z prodlení vlastníkům
- dohoda o úvěrech právnické osobě
- dohoda o stavebním spoření
Formální náležitosti vnitropodnikové směrnice
- vypracoval: ekonom SBD Mír ……podpis
- schválil : předseda výboru SVJ …..podpis
místopředseda výboru …..podpis
platnost od…..
podpisy oprávněných osob
za správce za SVJ
- smlouvu o obstarání správy
- smlouvu o vedení účetnictví
Smlouva o vedení účetnictví
- zahrnuje oddíl o výstupech z účetnictví
a) měsíčně, čtvrtletně, pololetně
1. přehledy o čerpání dlouhodobé zálohy na opravy, konečný stav
2. opis deníku nebo hlavní knihy
b) po skončení účetního období
1. kopie daňového přiznání u účetní závěrky (rozvaha, výkaz zisků a ztrát a
příloha)
2. kopie zápisu inventarizace
3. opis deníku nebo hlavní knihy
Ve smlouvě o vedení účetnictví, která byla se správcem uzavřena, je stanoveno, že účetnictví bude prováděno a archivováno u správce domu v souladu s právními předpisy a vnitřními směrnicemi. Výstupy z účetnictví, které budou sloužit k informování vlastníků jednotek budou předkládány na jejich shromážděních.
Povinnost zpracovat vnitřní směrnice SVJ je dána § 33a) zákona o účetnictví. Odpovědnost správce domu pověřeného vedením účetnictví je prvotně stanovena ve smlouvě o vedení účetnictví. Ve vnitřních směrnicích je pouze upřesněna. Odpovědnost výboru SVJ je dána stanovami SVJ a upravena smlouvou o vedení účetnictví.
Výbor odpovídá za vedení účetnictví a předkládá ho shromáždění ke schválení.Vnitřními směrnicemi se stanoví a prokazuje způsob vedení účetnictví. Cílem vnitřních směrnic je kromě plnění povinností stanovených právními předpisy a kontrolovaných kontrolními orgány zavedení určitého systému do účetnictví SVJ a zajištění vypovídací schopnosti výstupů z účetnictví SVJ pro všechny jeho členy. Důležitým prvkem vnitřních směrnic je, že je v nich stanovena odpovědnost jednotlivých osob za konkrétní činnost.
Vzhledem k častým změnám právních předpisů je nezbytná průběžná kontrola a případná aktualizace vnitřních směrnic. V případě významných změn právních norem musí být vydána nová verze vnitřních předpisů. V případě drobných změn stačí aktualizace příslušných stránek.
Vnitřní směrnice schválené a podepsané statutárním orgánem a odpovědnou osobou správce jsou závazné pro správce pověřeného vedením účetnictví i pro všechny členy SVJ.
V z o r
Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví SVJ……..
vydaná dne ……….
Obsah:
1. Účtový rozvrh
2. Způsoby účtování
3. Oběh účetních dokladů
4. Podpisové vzory
5. Účetní závěrka
6. Inventarizace majetku a závazků
7. Ostatní
1.Účtový rozvrh
- vychází z účtové osnovy pro nevýdělečné organizace
SVJ – vlastní majetek
účt. tř. 0
vždy účt. tř. 2
211,221,261
vždy účt. tř.3
311,314,315,321,324,325,341,342,345,346,348,379,
náklady
501,511,512,518,521,538,544,546,549,591, 595
výnosy
641,643,644,648,649,691
fondy, výsledek hospodaření,dlouhodobé půjčky,
911,931,932,951,955,959
závěrkové účty
961,962,963
podrozvahové účty
972,973 , 974, 999,
2. Způsoby účtování
- vychází z vyhl. 504/2002 Sb. a ze Sdělení MF č.j.281/55 462/2002
- náklady spojené se správou účtuje SVJ na účtech 315 nebo na účtech 5. účtové třídy
- SVJ vybírá zálohy od vlastníků, předpis záloh účtuje na účet 324 a na konci účetního období tento účet zúčtovává s účty 315 nebo ve výši skutečných nákladů rozpouští účet 324 do výnosů na účet 602
- přeplatek vrací vlastníkovi hotově nebo připisuje do dlouhodobé zálohy
- SVJ vybírá zálohy na služby od vlastníků, předpis účtuje na účet 324 a na konci účetního období tento účet zúčtovává s účty 315 a přeplatek (nedoplatek) vyrovnává po skončení zúčtovacího období s vlastníky
Oběh peněžních prostředků mezi správcem , SVJ a jednotlivými vlastníky lze řešit několika způsoby
a) - jednotliví vlastníci zasílají zálohy na účet SVJ, a to s nimi provádí konečné vypořádání služeb i nákladů spojených se správou
b) – jednotliví vlastníci zasílají zálohy na účet SVJ včetně záloh na služby a částku předpisu služeb SVJ zasílá na účet družstva, vyúčtování služeb s vlastníky provádí družstvo
c) – jednotliví vlastníci zasílají zálohy na účet družstva včetně záloh na služby a částku předpisu nákladů spojených ze správou družstvo zasílá na účet SVJ, služby vypořádá s vlastníky družstvo
- další varianty (jak SVJ zachází s peněžními prostředky družstva, v případě ,že v domě má družstvo ještě spoluvlastnický podíl)
Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (SVJ nevlastní majetek – ten je ve spoluvlastnictví jednotlivých členů), vede ho v podrozvaze
nebo
- SVJ vlastní kancelář (hmotný majetek - vede ho na účtu 021), provádí účetní odpis
Drobný hmotný a nehmotný majetek - SVJ ho nakupuje z dlouhodobé zálohy a v účetnictví ho vede na podrozvahovém účtu např. 973 ( majetek je ve spoluvlastnictví jednotlivých členů)
- SVJ zřizuje fond ze zisku účet 911
jeho tvorba a čerpání je v souladu se statutem fondu
nebo
- zřizuje účet 901- vlastní jmění
jeho tvorba a čerpání je v souladu se stanovami
3. Oběh a přezkušování účetních záznamů
- faktury přijaté od družstva
(přefakturace nákladů spojených se správou)
účetní, technik po stránce formální. správnosti, pověřený člen výboru SV
termín: 1x měsíčně
-faktury přijaté od jiného dodavatele
- účetní, technik po stránce formální správnosti, pověřený člen výboru SVJ
termín:1 x měsíčně
- objednávky stavebních prací – předseda výboru
SVJ, pověřený člen SVJ
termín: před započetím akce
- faktury vydané SVJ (za družstevní byty, pronájem NP a další) – účetní SVJ,
pověřený člen výboru, technik termín:před odesláním faktury
- výpisy z účtu – účetní SVJ(kopie zasílá SVJ 1 x měsíčně)
- pokladní doklady – účetní SVJ, pověřený člen výboru SVJ, předseda SVJ
termín: 1 x měsíčně
- výběr z běžného účtu – pověřený člen výboru, předseda SVJ
termín: před uskutečněním výběru
- výběr hotovosti z pokladny družstva – pokladní
družstva, pověřený člen výboru SVJ
termín: před uskutečněním výběru
- příkaz k úhradě – předseda výboru, pověřený člen
termín: 1x týdně
- úrokový výměr úroku z prodlení – předseda
výboru SVJ, účetní SVJ
termín: po vystavení výměru
- odměny členů statutárních orgánů – předseda
výboru SVJ, účetní SVJ, rozhodnutí členské schůze
termín: před výplatou
- mzdy zaměstnanců SVJ – účetní, předseda SVJ
termín: před uskutečněním práce
- odvody daní do SR– předseda výboru, účetní, pověřený člen výboru
termín: před podáním daň.přiznání
- účetní závěrka a daňové přiznání – účetní SVJ, předseda výboru SVJ
termín: po ukončení účetního období
- úvěrová smlouva – předseda výboru SVJ, člen výboru SVJ
termín: na vědomí účetní ihned po
podpisu
- smlouva o stavebním spoření – předseda výboru SVJ, člen výboru SVJ
termín: na vědomí účetní ihned po
podpisu
4. Podpisové vzory
a) osob oprávněných disponovat peněžními prostředky SVJ
b) členů SVJ odpovědných za další činnosti
c) odpovědných za správu domu a účetnictví
5. Účetní závěrka
- rozvaha, výkaz zisků a ztrát, příloha
- rozvaha – výkaz dle vyhl. 504/2002 Sb.
- výkaz zisků a ztráty – výkaz dle vyhl. 504/2002 Sb.
- příloha k účetní závěrce dle vyh. 504/2002 Sb.
6. Inventarizace majetku a dokladů
- povinnost daná zákonem § 29 a § 30 zák. 563/91 Sb. o účetnictví
- dokladová
- majetku
7. Ostatní
- dohoda o použití úroků z BÚ
- dohoda o stanovení hranice pro začlenění majetku SVJ do hmotného nebo
nehmotného
- dohoda o rozdělení výnosů z pronájmu nebytového prostoru, úroků z
termínovaného vkladu aj.
- dohoda o finančním vypořádání přeplatků a nedoplatků na správu
- dohoda o řešení spoluvlastnických podílů na majetku SVJ u vlastníků, kteří
odstupují
- dohoda o tvorbě a čerpání dlouhodobé zálohy na opravy
- dohoda o předepisování úroků z prodlení vlastníkům
- dohoda o úvěrech právnické osobě
- dohoda o stavebním spoření
Formální náležitosti vnitropodnikové směrnice
- vypracoval: ekonom SBD Mír ……podpis
- schválil : předseda výboru SVJ …..podpis
místopředseda výboru …..podpis
platnost od…..
podpisy oprávněných osob
za správce za SVJ
